注文に関して

注文について・全般

Q:一般のお客さまから注文が来た場合の発送方法を教えてください。
A:以下の手順で発送してください。
  • 用意するもの
  • 受注から発送までの手順 ※郵便振替の場合
    1. 受注データがEメールで会員社へ届く。
      支払い方法の項目が「●お支払い方法→ 郵便振替」となっています。
    2. 発送は受注日当日か、または翌営業日に行う。
    3. 版元ドットコム専用郵便振替用紙の「通信欄」に版元名、発注番号(版元名の下に)、書名、定価+税額、冊数、を必ずすべて記入する。
      振替用紙の金額記入欄(2カ所)に税込金額を記載する。
    4. 注文書籍、版元ドットコム専用郵便振替用紙、あいさつ文チラシ(郵便振替用)、版元ドットコム宣伝用投込などを入れて発送する(ビニール袋に入れてから発送ケースに入れたほうがよいと思います)。
    5. 受注を知らせるメールに管理画面へのリンクがありますので、管理画面に入ります。メールの後半部分に以下のような文面部分があります。

      ●版元の方へ
      発送準備が完了したら、伝票番号をお控えの上、こちらにアクセスしてください:
      http://www.hanmoto.com/bd/shop/confirm_track_sub.php?(以降は注文ごとに独自URL)

    6. 配送に利用した伝票番号を入力して、「発送対象にする」にチェックを入れ、「保存」ボタンを押して情報を更新して下さい。
      伝票番号を入力することでお客様は配送会社のウェブサイトで荷物の配送状況を確認できるようになりますので、できるだけ入力するようにして下さい。
    7. 以上でお客様へ発送状況を知らせるメールが自動的に送られます。手元のメーラーからの返信などは行わず、常にこの管理画面で作業するようにして下さい。
      (事務局へも同時にメール控えが送られるので、こちらも別途メーラーから送信する必要はありません)
      • 現状、システムでは「クロネコヤマト(メール便)」「クロネコヤマト(宅急便)」「佐川急便(宅配便)」「ゆうパック」にしか対応していませんので、その他の配送手段を利用した場合は「その他」へ自由に記入して下さい。
      • たまたま上記がシステムで対応できている配送手段であるというだけであり、上記の配送手段を事務局が推奨するなどの意味合いは全くありませんが、システムの仕組み上何かは記入していただかないとお客様にメールを送るステップに進めません。
        ご了解下さい。
    8. ただし、品切れなどの場合は直接お手元でメールを書き起こしてお客様へ送り、事務局へも同報して下さい。
  • 受注から発送までの手順 ※PayPal(ペイパル)決済の場合
    ※PayPal(ペイパル)は、クレジットカード決済代行の一種ですから、PayPal決済の場合、お客様はクレジットカードを使って入金済みです
    1. 受注データがEメールで会員社へ届く。
      支払い方法の項目が「●お支払い方法→ PayPal」となっています。
    2. 版元ドットコム専用郵便振替用紙の封入は不要。この点くれぐれもご注意を。
    3. 注文書籍、あいさつ文チラシ(クレジットカード用)、版元ドットコム宣伝用投込などを入れて発送する(ビニール袋に入れてから発送ケースに入れたほうがよいと思います)。
    4. 受注を知らせるメールに管理画面へのリンクがありますので、管理画面に入ります。メールの後半部分に以下のような文面部分があります。

      ●版元の方へ
      発送準備が完了したら、伝票番号をお控えの上、こちらにアクセスしてください:
      http://www.hanmoto.com/bd/shop/confirm_track_sub.php?(以降は注文ごとに独自URL)

    5. 配送に利用した伝票番号を入力して、「発送対象にする」にチェックを入れ、「保存」ボタンを押して情報を更新して下さい。
      伝票番号を入力することでお客様は配送会社のウェブサイトで荷物の配送状況を確認できるようになりますので、できるだけ入力するようにして下さい。
    6. 以上でお客様へ発送状況を知らせるメールが自動的に送られます。手元のメーラーからの返信などは行わず、常にこの管理画面で作業するようにして下さい。
      (事務局へも同時にメール控えが送られるので、こちらも別途メーラーから送信する必要はありません)
      • 現状、システムでは「クロネコヤマト(メール便)」「クロネコヤマト(宅急便)」「佐川急便(宅配便)」「ゆうパック」にしか対応していませんので、その他の配送手段を利用した場合は「その他」へ自由に記入して下さい。
      • たまたま上記がシステムで対応できている配送手段であるというだけであり、上記の配送手段を事務局が推奨するなどの意味合いは全くありませんが、システムの仕組み上何かは記入していただかないとお客様にメールを送るステップに進めません。
        ご了解下さい。
    7. ただし、品切れなどの場合は直接お手元でメールを書き起こしてお客様へ送り、事務局へも同報して下さい。
Q:あいさつ文・宣伝チラシ・振替用紙 etc.が切れてしまったのですが。
A:

それぞれ、以下のようにご対応ください。

Q:書店さんから(一括注文書で)注文が来た場合の発送方法を教えてください。
A:

「一括注文」は、基本的に取次経由の注文となります。版元ドットコムは新刊なり近刊の情報を発信して、書店→版元さんへのメール発信を受け持っているだけです。

「一括注文」で来た注文は、FAXや電話による書店さんからの注文と同様に対応してください。
ただし、メールによる注文については、書店さん側もやや不安(ちゃんと版元が読んでくれているか、等)があると思われるので、簡単なもので結構ですので、極力書店への返信をしてください。書式は自由です。以下のサンプルなど参考にしてください。

(返信のサンプル)
○○書店御中
○○様
ご注文有難うございます。
下記確かに承りました。
●注文内容ISBNx-xxxxxx-xx-x,○○○○○○○○○,○○社,定価2,500円+税
(予定)円+税,3冊注文
5月下旬~6月上旬刊行予定です。
刊行次第指定配本いたします。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
(署名など入る)

Q:お客さまに発送時、返信メールを出したら、「Undelivered Mail」というメールが帰って来てしまいました。どうもメールアドレスが間違っているのではないかと思うのですが。
A:

メールアドレスが間違っていた場合、問題としては

  • 版元ドットコムからの注文確認、版元からの確認、いずれのメールもエラーになって届かないので、お客さまが不信感をいだくかもしれない
  • もし代金督促が発生した場合、問合せが多少面倒になる
  • メールニュース配信希望だった場合、送信してもエラーになってしまう
  • 次に購入する際、「メールアドレス+パスワード」で入ろうとしても、(「正しく」間違ったメールアドレスを入れず、今度は正しいメールアドレスを入力してしまい)エラーになる可能性が高い

といったことが発生すると考えられます。逆に言えば、本の発送自体は別にメールアドレスがわかっていなくても問題なく行える、ということです。
具体的な対処としては、

  • 住所がわかる限り、基本的に発送してください。
    (これまでの注文履歴や、購入冊数があまりにも多い、高額である等、発注内容に不審な点がある場合は事務局までご相談ください。事務局より直接お客に連絡・注文保留といった対処をいたします)
  • その上で、もし本の発送に間に合わせることができれば、

    「お客さまの入力されたメールアドレスが間違っているようです。『○○○○@××××.jp』が間違っている場合は、お手数ですが版元ドットコム事務局(hanmoto-g@hanmoto.com)まで、ご注文時の発注番号とともに正しいメールアドレスをお知らせください」

    という一文をどこかに添えて発送してください。(その後のフォローは事務局でやります)
Q:お客さまから「領収書をください」と言われました。どのように対処すればよいですか。
A:

お金のやりとりはあくまでも「お客→版元ドットコム」なので、領収書は版元ドットコム名義で、版元ドットコム事務局から発送いたします。

お客さまへは、「入金の確認がとれ次第、(版元ドットコム名で)お送りします」とお答えいただいた上で、事務局までその旨ご連絡ください。(郵便振替の場合。クレジットカード決裁の場合は入金の確認は不要なので、単に「お送りします」だけで結構です。また、事務局への通知は、お客への返信のCc:でも大丈夫です)
事務局で入金確認後、領収書を送付します。

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